proizvodi.ferit.hrAlati za poslovanje
PAKT – evidencija i vođenje projektnih aktivnosti
Sustav PAKT (radni razvojni naziv – Projektne AKTivnosti) pokriva proceduru podnošenja zahtjeva za (pred)prijavu svih vrsta projekata.
Portal omogućava pregled svih (pred)prijava projekata, statusa prijavljenih projekata, te projekata u provedbi. Predviđeno je uključivanje mogućnosti dobivanja statistike o (pred)prijavama, djelatnicima i opterećenjima na projektima kao i dobivanje podataka o pokazateljima na osnovu kojih se može ocjenjivati rad djelatnika na projektima.
Sustav razlikuje nekoliko grupa korisnika:
- Uprava – dekan, prodekani, administrator sustava
- mogu vidjeti sve (pred)prijave i obaviti određenu akciju ako je (pred)prijava u određenom koraku.
- Službe – Ured za projekte (voditelj/voditeljicaUreda), voditelj/voditeljica financijske službe, pravna služba
- mogu vidjeti projektne (pred)prijave
- Djelatnici
- voditelj
- može uređivati postojeće predprijave ako su u koraku pisanja predprijave
- može pregledavati postojeće (pred)prijave
- suradnik na projektu
- može pregledavati (pred)prijave na kojima se vodi kao suradnik na (pred)prijavi
- bilo koji djelatnik može započeti pisanje nove predprijave
Korisnici web portala PAKT se autenticiraju preko AAI@EDU.hr sustava korištenjem svog računa. Ovisno o AAI računu sustav će korisniku uz osnovne akcije omogućiti i dodatne ako prepozna da pripada u neku od navedenih grupa – uprava ili službe.
Svi navedeni koraci, sučelja i obrasci se mogu prilagoditi prema potrebama naručitelja!
Izgled web dokumenta s listom predprijava prikazan je na slici 1.
Slika 1. – Sučelje sustava za predprijavu projekata
Na slici 1 u stupcu „Status projekta“ crvenom zvjezdicom je naznačeno da prijavljeni korisnik može obaviti neke akcije vezane uz promjenu statusa/koraka predprijave.
Obrazac predprijave sadrži polja i grupe za unos sljedećih podataka:
- odabir uloge fakulteta
- odabir nositelja prijave ako fakultet nije nositelj
- dodavanje partnera na prijavi s kontakt podacima vezanim uz prijavu
- osnovni podaci o voditelju projekta
- naziv projekta
- tip projekta
- odabir natječajnog poziva
- datumi vezani uz postupak predprijave i prijave projekta
- opći cilj, specifični ciljevi, očekivani rezultati
- odabir ciljnih skupina uz mogućnost unosa ako ciljna skupina nije navedena
- odabir tipa istraživanja – ako postoji istraživanje vezano uz projekt
- podaci o planiranom proračunu - u HRK ili EUR
- podaci o suradnicima na projektu
- za svakog suradnika se prikazuje i angažman na ostalim projektima koji se vode u ovom sustavu
- ukupni angažman na projektima
- lista planiranih novih radnih mjesta na projektu
- lista planirane nabave vezane uz projekt
Koraci predprijave/prijave projekta
Predprijava projekta odvija se u nekoliko koraka, a prilikom svake promjene koraka u proceduri sustav šalje poruku putem elektroničke pošte odgovarajućim sudionicima u postupku predprijave projekta. Koraci u predprijavi projekta su:
1/8 - Pisanje predprijave – voditelj na predprijavi upisuje potrebne podatke u obrazac i nakon završenog popunjavanja obrasca zaključava predprijavu.
2/8 - Predprijava na uvidu kod Ureda za projekte–Ured za projekte može potvrditi predanu predprijavu ili vratiti u korak pisanja u slučaju potrebne dorade predprijave.
3/8 - Predprijava na uvidu kod prodekana za nastavu - Ako je voditelj za nekoga od suradnika na predprijavi tražio rasterećenje od nastave, šalje se poruka putem elektroničke pošte prodekanu za nastavu i studentska pitanja kako bi mogao vidjeti zahtjev za rasterećenjem.
4/8 - Predprijava na uvidu kod dekana – nakon što Ured ili prodekan za nastavu i studentska pitanja potvrde predprijavu, dekan može potvrditi predprijavu, odbiti ili poslati na doradu.
- U slučaju potvrde predprijave status prelazi u sljedeći korak – prijava projekta.
- Odbijena predprijava prelazi u status odbijene predprijave i više se ne može uređivati. Ovaj korak znači da je postupak predprijave gotov i kao rezultat ima neuspješnu predprijavu.
- Dorada znači da voditelj projekta treba doraditi podatke u predprijavi i postupak predprijave kreće iz početka.
5/8 Pisanje prijave projekta – voditelj na projektnoj predprijavi piše prijavu projekta na portalu gdje je raspisan poziv za pisanje projekata. Podatke koje je unio na predprijavi može iskoristiti za pisanje prijave projekta što olakšava i ubrzava samu prijavu projekta.
6/8 Prijava projekta u evaluaciji - Ured mijenja status predprijava (odnosno sada prijave) u prijava u evaluaciji nakon što istekne rok za prijavu projekta.
- Ako je prijava projekta prihvaćena (odobren projekt) status se mijenja u projekt u provedbi. Ako prijava projekta nije prihvaćena ili nije prešla bodovni prag, nakon završetka postupka prijava i konačnih rezultata, Ured mijenja status predprijave u odbijena prijava projekta.
7/8 Projekt u provedbi – Ured nakon završetka provedbe projekta mijenja status projekta u monitoring.
8/8 Monitoring – vremensko razdoblje nakon završetka projekta kada su moguće revizije projekta. Nakon završetka razdoblja monitoringa, Ured mijenja status projekta u završen monitoring.
Na slici 2 prikazan je dio obrasca koji je potrebno popuniti. Zbog veličine obrasca i količine podataka koje je potrebno popuniti prikazan je manji dio obrasca.
Slika 2. – Dio obrasca za popunjavanje podataka predprijave projekta
Na kraju obrasca nalaze se kontrole pomoću kojih sudionici mogu obaviti određene akcije. Broj i vrsta akcija ovisi o ulozi prijavljenog korisnika i koraku u kojem se nalazi predprijava/prijava projekta. Na slici 3 prikazane su kontrole za voditelja projekta kada se predprijava nalazi u koraku pisanja.
Slika 3. – Akcije na kraju obrasca predprijave
Na slici je vidljivo da voditelj može obaviti akciju „Zaključaj predprijavu“ koja mijenja korak predprijave u „Predprijava na uvidu kod Ureda za projekte“, „Snimi podatke“ ili „Povratak“ na prethodnu stranicu. Prilikom pisanja predprijave, a neovisno koju akciju voditelj odabere („Zaključaj predprijavu“ ili „Povratak“) prikazat će se skočni prozor s upitom: „Želite li prvo snimiti promjene podataka?“. Ovaj mehanizam je ugrađen kako bi se spriječio gubitak podataka koji su promijenjeni u obrascu predprijave.
Sustav će imati mogućnost slanja poruke elektroničkom poštom korisnicima s linkom koji aktivira prikaz obrasca predprijave čiji se status promijenio. Taj mehanizam olakšava prijavljenim korisnicima prikaz samo one predprijave čiji se status/korak promijenio kako ne bi trebali u listi tražiti koja je to predprijava.
Upravljanje natječajima
Korisnici koji su u grupi „Uprava“, administrator portala i Ured za projekte imaju mogućnost upravljanja natječajnim pozivima. Sučelje je prikazano na slici 4.
Slika 4. – Upravljanje natječajima
Preko ovog sučelja može se upravljati natječajnim pozivima za pisanje projekata. Autorizirani korisnici mogu dodati novi natječajni poziv ili uređivati postojeće, to jest mijenjati podatke u postojećim natječajnim pozivima.
Važno je naglasiti da će se prilikom popunjavanja obrasca za predprijavu projekta voditelju za odabir natječajnog poziva prikazati samo oni natječajni pozivi koji su aktivni – važeći prema datumu isteka roka predprijave, to jest oni koji još nisu završili.
Obrazac (dijalog) za popunjavanje podataka za novi natječajni poziv prikazan je na slici 5.
Slika 5. – Dijalog za unos podataka natječajnog poziva
Osim datuma početka i kraja natječajnog poziva, potrebno je zadati i datum isteka roka za predprijavu projekta koji određuje hoće li se određeni natječajni poziv prikazati prilikom pisanja predprijave.
Sustav PAKT (radni razvojni naziv – Projektne AKTivnosti) pokriva proceduru podnošenja zahtjeva za (pred)prijavu svih vrsta projekata.
Portal omogućava pregled svih (pred)prijava projekata, statusa prijavljenih projekata, te projekata u provedbi. Predviđeno je uključivanje mogućnosti dobivanja statistike o (pred)prijavama, djelatnicima i opterećenjima na projektima kao i dobivanje podataka o pokazateljima na osnovu kojih se može ocjenjivati rad djelatnika na projektima.
Sustav razlikuje nekoliko grupa korisnika:
- Uprava – dekan, prodekani, administrator sustava
- mogu vidjeti sve (pred)prijave i obaviti određenu akciju ako je (pred)prijava u određenom koraku.
- Službe – Ured za projekte (voditelj/voditeljicaUreda), voditelj/voditeljica financijske službe, pravna služba
- mogu vidjeti projektne (pred)prijave
- Djelatnici
- voditelj
- može uređivati postojeće predprijave ako su u koraku pisanja predprijave
- može pregledavati postojeće (pred)prijave
- suradnik na projektu
- može pregledavati (pred)prijave na kojima se vodi kao suradnik na (pred)prijavi
- bilo koji djelatnik može započeti pisanje nove predprijave
- voditelj
Korisnici web portala PAKT se autenticiraju preko AAI@EDU.hr sustava korištenjem svog računa. Ovisno o AAI računu sustav će korisniku uz osnovne akcije omogućiti i dodatne ako prepozna da pripada u neku od navedenih grupa – uprava ili službe.
Svi navedeni koraci, sučelja i obrasci se mogu prilagoditi prema potrebama naručitelja!
Izgled web dokumenta s listom predprijava prikazan je na slici 1.
Slika 1. – Sučelje sustava za predprijavu projekata
Na slici 1 u stupcu „Status projekta“ crvenom zvjezdicom je naznačeno da prijavljeni korisnik može obaviti neke akcije vezane uz promjenu statusa/koraka predprijave.
Obrazac predprijave sadrži polja i grupe za unos sljedećih podataka:
- odabir uloge fakulteta
- odabir nositelja prijave ako fakultet nije nositelj
- dodavanje partnera na prijavi s kontakt podacima vezanim uz prijavu
- osnovni podaci o voditelju projekta
- naziv projekta
- tip projekta
- odabir natječajnog poziva
- datumi vezani uz postupak predprijave i prijave projekta
- opći cilj, specifični ciljevi, očekivani rezultati
- odabir ciljnih skupina uz mogućnost unosa ako ciljna skupina nije navedena
- odabir tipa istraživanja – ako postoji istraživanje vezano uz projekt
- podaci o planiranom proračunu - u HRK ili EUR
- podaci o suradnicima na projektu
- za svakog suradnika se prikazuje i angažman na ostalim projektima koji se vode u ovom sustavu
- ukupni angažman na projektima
- lista planiranih novih radnih mjesta na projektu
- lista planirane nabave vezane uz projekt
Koraci predprijave/prijave projekta
Predprijava projekta odvija se u nekoliko koraka, a prilikom svake promjene koraka u proceduri sustav šalje poruku putem elektroničke pošte odgovarajućim sudionicima u postupku predprijave projekta. Koraci u predprijavi projekta su:
1/8 - Pisanje predprijave – voditelj na predprijavi upisuje potrebne podatke u obrazac i nakon završenog popunjavanja obrasca zaključava predprijavu.
2/8 - Predprijava na uvidu kod Ureda za projekte–Ured za projekte može potvrditi predanu predprijavu ili vratiti u korak pisanja u slučaju potrebne dorade predprijave.
3/8 - Predprijava na uvidu kod prodekana za nastavu - Ako je voditelj za nekoga od suradnika na predprijavi tražio rasterećenje od nastave, šalje se poruka putem elektroničke pošte prodekanu za nastavu i studentska pitanja kako bi mogao vidjeti zahtjev za rasterećenjem.
4/8 - Predprijava na uvidu kod dekana – nakon što Ured ili prodekan za nastavu i studentska pitanja potvrde predprijavu, dekan može potvrditi predprijavu, odbiti ili poslati na doradu.
- U slučaju potvrde predprijave status prelazi u sljedeći korak – prijava projekta.
- Odbijena predprijava prelazi u status odbijene predprijave i više se ne može uređivati. Ovaj korak znači da je postupak predprijave gotov i kao rezultat ima neuspješnu predprijavu.
- Dorada znači da voditelj projekta treba doraditi podatke u predprijavi i postupak predprijave kreće iz početka.
5/8 Pisanje prijave projekta – voditelj na projektnoj predprijavi piše prijavu projekta na portalu gdje je raspisan poziv za pisanje projekata. Podatke koje je unio na predprijavi može iskoristiti za pisanje prijave projekta što olakšava i ubrzava samu prijavu projekta.
6/8 Prijava projekta u evaluaciji - Ured mijenja status predprijava (odnosno sada prijave) u prijava u evaluaciji nakon što istekne rok za prijavu projekta.
- Ako je prijava projekta prihvaćena (odobren projekt) status se mijenja u projekt u provedbi. Ako prijava projekta nije prihvaćena ili nije prešla bodovni prag, nakon završetka postupka prijava i konačnih rezultata, Ured mijenja status predprijave u odbijena prijava projekta.
7/8 Projekt u provedbi – Ured nakon završetka provedbe projekta mijenja status projekta u monitoring.
8/8 Monitoring – vremensko razdoblje nakon završetka projekta kada su moguće revizije projekta. Nakon završetka razdoblja monitoringa, Ured mijenja status projekta u završen monitoring.
Na slici 2 prikazan je dio obrasca koji je potrebno popuniti. Zbog veličine obrasca i količine podataka koje je potrebno popuniti prikazan je manji dio obrasca.
Slika 2. – Dio obrasca za popunjavanje podataka predprijave projekta
Na kraju obrasca nalaze se kontrole pomoću kojih sudionici mogu obaviti određene akcije. Broj i vrsta akcija ovisi o ulozi prijavljenog korisnika i koraku u kojem se nalazi predprijava/prijava projekta. Na slici 3 prikazane su kontrole za voditelja projekta kada se predprijava nalazi u koraku pisanja.
Slika 3. – Akcije na kraju obrasca predprijave
Na slici je vidljivo da voditelj može obaviti akciju „Zaključaj predprijavu“ koja mijenja korak predprijave u „Predprijava na uvidu kod Ureda za projekte“, „Snimi podatke“ ili „Povratak“ na prethodnu stranicu. Prilikom pisanja predprijave, a neovisno koju akciju voditelj odabere („Zaključaj predprijavu“ ili „Povratak“) prikazat će se skočni prozor s upitom: „Želite li prvo snimiti promjene podataka?“. Ovaj mehanizam je ugrađen kako bi se spriječio gubitak podataka koji su promijenjeni u obrascu predprijave.
Sustav će imati mogućnost slanja poruke elektroničkom poštom korisnicima s linkom koji aktivira prikaz obrasca predprijave čiji se status promijenio. Taj mehanizam olakšava prijavljenim korisnicima prikaz samo one predprijave čiji se status/korak promijenio kako ne bi trebali u listi tražiti koja je to predprijava.
Upravljanje natječajima
Korisnici koji su u grupi „Uprava“, administrator portala i Ured za projekte imaju mogućnost upravljanja natječajnim pozivima. Sučelje je prikazano na slici 4.
Slika 4. – Upravljanje natječajima
Preko ovog sučelja može se upravljati natječajnim pozivima za pisanje projekata. Autorizirani korisnici mogu dodati novi natječajni poziv ili uređivati postojeće, to jest mijenjati podatke u postojećim natječajnim pozivima.
Važno je naglasiti da će se prilikom popunjavanja obrasca za predprijavu projekta voditelju za odabir natječajnog poziva prikazati samo oni natječajni pozivi koji su aktivni – važeći prema datumu isteka roka predprijave, to jest oni koji još nisu završili.
Obrazac (dijalog) za popunjavanje podataka za novi natječajni poziv prikazan je na slici 5.
Slika 5. – Dijalog za unos podataka natječajnog poziva
Osim datuma početka i kraja natječajnog poziva, potrebno je zadati i datum isteka roka za predprijavu projekta koji određuje hoće li se određeni natječajni poziv prikazati prilikom pisanja predprijave.
