proizvodi.ferit.hr

PAKT – evidencija i vođenje projektnih aktivnosti

 

Sustav PAKT (radni razvojni naziv – Projektne AKTivnosti) pokriva proceduru podnošenja zahtjeva za (pred)prijavu svih vrsta projekata.

Portal omogućava pregled svih (pred)prijava projekata, statusa prijavljenih projekata, te projekata u provedbi. Predviđeno je uključivanje mogućnosti dobivanja statistike o (pred)prijavama, djelatnicima i opterećenjima na projektima kao i dobivanje podataka o pokazateljima na osnovu kojih se može ocjenjivati rad djelatnika na projektima.

Sustav razlikuje nekoliko grupa korisnika:

Korisnici web portala PAKT se autenticiraju preko AAI@EDU.hr sustava korištenjem svog računa. Ovisno o AAI računu sustav će korisniku uz osnovne akcije omogućiti i dodatne ako prepozna da pripada u neku od navedenih grupa – uprava ili službe.

Svi navedeni koraci, sučelja i obrasci se mogu prilagoditi prema potrebama naručitelja!

Izgled web dokumenta s listom predprijava prikazan je na slici 1.

Slika 1. – Sučelje sustava za predprijavu projekata

 

 

Na slici 1 u stupcu „Status projekta“ crvenom zvjezdicom je naznačeno da prijavljeni korisnik može obaviti neke akcije vezane uz promjenu statusa/koraka predprijave.

Obrazac predprijave sadrži polja i grupe za unos sljedećih podataka:

   

   Koraci predprijave/prijave projekta

Predprijava projekta odvija se u nekoliko koraka, a prilikom svake promjene koraka u proceduri sustav šalje poruku putem elektroničke pošte odgovarajućim sudionicima u postupku predprijave projekta. Koraci u predprijavi projekta su:

1/8 - Pisanje predprijave – voditelj na predprijavi upisuje potrebne podatke u obrazac i nakon završenog popunjavanja obrasca zaključava predprijavu.

2/8 - Predprijava na uvidu kod Ureda za projekte–Ured za projekte može potvrditi predanu predprijavu ili vratiti u korak pisanja u slučaju potrebne dorade predprijave.

3/8 - Predprijava na uvidu kod prodekana za nastavu - Ako je voditelj za nekoga od suradnika na predprijavi tražio rasterećenje od nastave, šalje se poruka putem elektroničke pošte prodekanu za nastavu i studentska pitanja kako bi mogao vidjeti zahtjev za rasterećenjem.

4/8 - Predprijava na uvidu kod dekana – nakon što Ured ili prodekan za nastavu i studentska pitanja potvrde predprijavu, dekan može potvrditi predprijavu, odbiti ili poslati na doradu.

5/8 Pisanje prijave projekta – voditelj na projektnoj predprijavi piše prijavu projekta na portalu gdje je raspisan poziv za pisanje projekata. Podatke koje je unio na predprijavi može iskoristiti za pisanje prijave projekta što olakšava i ubrzava samu prijavu projekta.

6/8 Prijava projekta u evaluaciji - Ured mijenja status predprijava (odnosno sada prijave) u prijava u evaluaciji nakon što istekne rok za prijavu projekta.

7/8 Projekt u provedbi – Ured nakon završetka provedbe projekta mijenja status projekta u monitoring.

8/8 Monitoring – vremensko razdoblje nakon završetka projekta kada su moguće revizije projekta. Nakon završetka razdoblja monitoringa, Ured mijenja status projekta u završen monitoring.

Na slici 2 prikazan je dio obrasca koji je potrebno popuniti. Zbog veličine obrasca i količine podataka koje je potrebno popuniti prikazan je manji dio obrasca.

Slika 2. – Dio obrasca za popunjavanje podataka predprijave projekta

Na kraju obrasca nalaze se kontrole pomoću kojih sudionici mogu obaviti određene akcije. Broj i vrsta akcija ovisi o ulozi prijavljenog korisnika i koraku u kojem se nalazi predprijava/prijava projekta. Na slici 3 prikazane su kontrole za voditelja projekta kada se predprijava nalazi u koraku pisanja.

 

Slika 3. – Akcije na kraju obrasca predprijave

 

Na slici je vidljivo da voditelj može obaviti akciju „Zaključaj predprijavu“ koja mijenja korak predprijave u „Predprijava na uvidu kod Ureda za projekte“, „Snimi podatke“ ili „Povratak“ na prethodnu stranicu. Prilikom pisanja predprijave, a neovisno koju akciju voditelj odabere („Zaključaj predprijavu“ ili „Povratak“) prikazat će se skočni prozor s upitom: „Želite li prvo snimiti promjene podataka?“. Ovaj mehanizam je ugrađen kako bi se spriječio gubitak podataka koji su promijenjeni u obrascu predprijave.

Sustav će imati mogućnost slanja poruke elektroničkom poštom korisnicima s linkom koji aktivira prikaz obrasca predprijave čiji se status promijenio. Taj mehanizam olakšava prijavljenim korisnicima prikaz samo one predprijave čiji se status/korak promijenio kako ne bi trebali u listi tražiti koja je to predprijava.

 

   Upravljanje natječajima

Korisnici koji su u grupi „Uprava“, administrator portala i Ured za projekte imaju mogućnost upravljanja natječajnim pozivima. Sučelje je prikazano na slici 4.

Slika 4. – Upravljanje natječajima

 

 

Preko ovog sučelja može se upravljati natječajnim pozivima za pisanje projekata. Autorizirani korisnici mogu dodati novi natječajni poziv ili uređivati postojeće, to jest mijenjati podatke u postojećim natječajnim pozivima.

Važno je naglasiti da će se prilikom popunjavanja obrasca za predprijavu projekta voditelju za odabir natječajnog poziva prikazati samo oni natječajni pozivi koji su aktivni – važeći prema datumu isteka roka predprijave, to jest oni koji još nisu završili.

Obrazac (dijalog) za popunjavanje podataka za novi natječajni poziv prikazan je na slici 5.

Slika 5. – Dijalog za unos podataka natječajnog poziva

 

Osim datuma početka i kraja natječajnog poziva, potrebno je zadati i datum isteka roka za predprijavu projekta koji određuje hoće li se određeni natječajni poziv prikazati prilikom pisanja predprijave.