proizvodi.ferit.hrAlati za poslovanje
e-nabava (demo)
Više na: http://nabava-demo.ferit.hr/
Sustav e-nabave pokriva proceduru od podnošenja zahtjeva do evidentiranja pristizanja robe, odnosno izvršenja usluge.
U nastavku je prikazana procedura kakvu koristi FERIT (svaki je korak popraćen u obliku e-maila koji se šalje dotičnim osobama: podnositelju zahtjeva, voditelju projekta, i sl. kako bi bili pravovremeno obaviješteni o statusu zahtjeva, odnosno naloga).
Svi navedeni koraci, sučelja i obrasci se mogu prilagoditi prema potrebama naručitelja!
Korak 1/7
Izrada novog zahtjeva za nabavu
Zahtjev za nabavu djelatnik izrađuje pod izbornikom Zahtjevi, klikom na gumb Napravite novi zahtjev. Nakon toga se šalje upit računovodstvu da unesu, odnosno potvrde iznos preostalih sredstava kako bi se znalo ima li dovoljno sredstava za podneseni zahtjev.
Prikaz sučelja za podnošenje zahtjeva
Korak 2/7
Voditelj ustrojbene jedinice ili voditelj projekta treba odobriti zahtjev (pod „Odobri zahtjeve“)
Voditelj na svojem sučelju pod izbornikom Odobri zahtjeve odobrava aktivirane zahtjeve djelatnika svoje ustrojbene jedinice ili projekta. Također, voditelj može tražiti korekciju/dopunu zahtjeva ili ga odbiti.
Dio sučelja za odobravanje zahtjeva (slično je sučelje i u sljedećim koracima odobravanjima)
Dio sučelja za odobravanje zahtjeva u slučaju potrebnih korekcija (slično je sučelje i u sljedećim koracima odobravanjima)
Korak 3/7
Osoba zadužena za postupke nabave treba provjeriti sukladnosti zahtjeva prema planu nabave
Osoba zadužena za postupke nabave na svojem sučelju pod izbornikom Provjera sukladnosti, potvrđuje je li zahtjev za nabavu ispravno popunjen i je li sukladan s planom nabave i financijskim planom. Pritom može odobriti zahtjev, tražiti korekciju/dopunu zahtjeva ili ga odbiti.
Korak 4/7
Dekan treba odobriti zahtjev
Dekan na svojem sučelju pod izbornikom Odobrava dekan odobrava aktivirane zahtjeve koji su stigli do njegove razine provjere. Dekan može tražiti korekciju zahtjeva ili zahtjev odbiti.
Korak 5/7
Osoba zadužena za postupke nabave treba izraditi narudžbenicu i poslati dobavljaču
Nakon što je dekan odobrio zahtjev za nabavu, on postaje nabavni nalog. Osoba zadužena za postupke nabave tada dovršava narudžbenicu prema generiranom predlošku, na svojem sučelju pod izbornikom Narudžbenice, te je šalje dobavljaču nakon potpisa dekana.
Izgled izrađene narudžbenice
Korak 6/7
Predmet zahtjeva treba biti isporučen Fakultetu
Kad stigne roba na Fakultet, osoba zadužena za postupke nabave prvo u računovodstvu provjerava da li treba preuzeti inventarne brojeve i pripadajuće "primke", a računovodstvo će odmah u inventarne knjige unijeti zaduženja prema podacima u stavci zahtjeva "Tko je zadužen za inventarne brojeve?".
Korak 7/7
Robu preuzeo inicijator
Kad inicijator nabave od osobe zadužene za postupke nabave preuzme robu (i potpiše "primku" i nalijepi naljepnice inventarnih brojeva ako ih je osoba zadužena za postupke nabave dobila u računovodstvu), odnosno potvrdi izvršenje usluge, ovaj predmet nestaje iz tablice aktivnih zahtjeva i prelazi u popise realiziranih nabava na svim razinama.
Korak
Račun plaćen
Ovaj je korak neovisan od prethodno navedenih te mijenja status iz "NE" u "DA" nakon što se u računovodstvu plati pripadajući račun.
Više na: http://nabava-demo.ferit.hr/
Sustav e-nabave pokriva proceduru od podnošenja zahtjeva do evidentiranja pristizanja robe, odnosno izvršenja usluge.
U nastavku je prikazana procedura kakvu koristi FERIT (svaki je korak popraćen u obliku e-maila koji se šalje dotičnim osobama: podnositelju zahtjeva, voditelju projekta, i sl. kako bi bili pravovremeno obaviješteni o statusu zahtjeva, odnosno naloga).
Svi navedeni koraci, sučelja i obrasci se mogu prilagoditi prema potrebama naručitelja!
Korak 1/7
Izrada novog zahtjeva za nabavu
Zahtjev za nabavu djelatnik izrađuje pod izbornikom Zahtjevi, klikom na gumb Napravite novi zahtjev. Nakon toga se šalje upit računovodstvu da unesu, odnosno potvrde iznos preostalih sredstava kako bi se znalo ima li dovoljno sredstava za podneseni zahtjev.
Prikaz sučelja za podnošenje zahtjeva
Korak 2/7
Voditelj ustrojbene jedinice ili voditelj projekta treba odobriti zahtjev (pod „Odobri zahtjeve“)
Voditelj na svojem sučelju pod izbornikom Odobri zahtjeve odobrava aktivirane zahtjeve djelatnika svoje ustrojbene jedinice ili projekta. Također, voditelj može tražiti korekciju/dopunu zahtjeva ili ga odbiti.
Dio sučelja za odobravanje zahtjeva (slično je sučelje i u sljedećim koracima odobravanjima)
Dio sučelja za odobravanje zahtjeva u slučaju potrebnih korekcija (slično je sučelje i u sljedećim koracima odobravanjima)
Korak 3/7
Osoba zadužena za postupke nabave treba provjeriti sukladnosti zahtjeva prema planu nabave
Osoba zadužena za postupke nabave na svojem sučelju pod izbornikom Provjera sukladnosti, potvrđuje je li zahtjev za nabavu ispravno popunjen i je li sukladan s planom nabave i financijskim planom. Pritom može odobriti zahtjev, tražiti korekciju/dopunu zahtjeva ili ga odbiti.
Korak 4/7
Dekan treba odobriti zahtjev
Dekan na svojem sučelju pod izbornikom Odobrava dekan odobrava aktivirane zahtjeve koji su stigli do njegove razine provjere. Dekan može tražiti korekciju zahtjeva ili zahtjev odbiti.
Korak 5/7
Osoba zadužena za postupke nabave treba izraditi narudžbenicu i poslati dobavljaču
Nakon što je dekan odobrio zahtjev za nabavu, on postaje nabavni nalog. Osoba zadužena za postupke nabave tada dovršava narudžbenicu prema generiranom predlošku, na svojem sučelju pod izbornikom Narudžbenice, te je šalje dobavljaču nakon potpisa dekana.
Izgled izrađene narudžbenice
Korak 6/7
Predmet zahtjeva treba biti isporučen Fakultetu
Kad stigne roba na Fakultet, osoba zadužena za postupke nabave prvo u računovodstvu provjerava da li treba preuzeti inventarne brojeve i pripadajuće "primke", a računovodstvo će odmah u inventarne knjige unijeti zaduženja prema podacima u stavci zahtjeva "Tko je zadužen za inventarne brojeve?".
Korak 7/7
Robu preuzeo inicijator
Kad inicijator nabave od osobe zadužene za postupke nabave preuzme robu (i potpiše "primku" i nalijepi naljepnice inventarnih brojeva ako ih je osoba zadužena za postupke nabave dobila u računovodstvu), odnosno potvrdi izvršenje usluge, ovaj predmet nestaje iz tablice aktivnih zahtjeva i prelazi u popise realiziranih nabava na svim razinama.
Korak
Račun plaćen
Ovaj je korak neovisan od prethodno navedenih te mijenja status iz "NE" u "DA" nakon što se u računovodstvu plati pripadajući račun.
