Postupak za podnošenje internog zahtjeva opisan je u nastavku. Svaki korak bude popraćen odgovarajućim e-mailom pa je i tim putem lako pratiti proceduru, tj. stići će vam na mejl što bi bio „sljedeći korak“. Ukratko rečeno, procedura od podnošenja zahtjeva do isplate sastoji se od šest koraka kojim se definira jedan dokument/obrazac:

Izvjestaj o izvršenom poslu za interni zahtjev.docx (unosi se online te se generira Word dokument)

 

Svi navedeni koraci, sučelja i obrasci se mogu prilagoditi prema potrebama naručitelja!

 

Korak 1/6

Izrada novog internog zahtjeva

Interni zahtjev djelatnik izrađuje pod izbornikom Interni zahtjevi, klikom na gumb Napravite novi interni zahtjev. Popunjen zahtjev se potvrđuje/sprema klikom na gumb Spremi izmjene. Nakon što interni zahtjev bude odobren već na prvoj provjeri, djelatnik više nema mogućnost izmjena pa je prije potvrde/spremanja zahtjeva potrebno dobro provjeriti je li sve ispravno popunjeno..

 

Prikaz sučelja za podnošenje zahtjeva

 

 

 

Korak 2/6 

Zahtjev potvrđuje voditelj projekta, odnosno voditelj ustrojbene jedinice (pod „Odobri interne zahtjeve“)

Voditelj na svojem sučelju pod izbornikom Odobri interne zahtjeve odobrava aktivirane zahtjeve djelatnika svoje ustrojbene jedinice ili projekta.

Kada voditelj odobri zahtjev, djelatniku se u tablici mijenja status zahtjeva i postaje Korak 2/6 Voditelj ustrojbene jedinice ili voditelj projekta odobrio interni zahtjev. Također, voditelj može tražiti korekciju/dopunu zahtjeva ili ga odbiti. U oba slučaja djelatnik će dobiti obrazloženje za takvu odluku. Tada će status zahtjeva biti Korak 2/6 Voditelj ustrojbene jedinice ili voditelj projekta traži korekcije internog zahtjeva ili Korak 2/6 Voditelj ustrojbene jedinice ili voditelj projekta odbio interni zahtjev.

 

Pod istim izbornikom Odobri interne zahtjeve, voditelj može vidjeti aktivne zahtjeve, odbijene zahtjeve, kao i uspješno realizirane interne zahtjeve.

 

Dio sučelja za odobravanje zahtjeva (slično je sučelje i u sljedećim koracima odobravanjima)

 

Dio sučelja za odobravanje zahtjeva u slučaju potrebnih korekcija (slično je sučelje i u sljedećim koracima odobravanjima)

 

 

 

Korak 3/6 

Dekan treba odobriti interni zahtjev

Dekan na svojem sučelju pod izbornikom Interni odobri dekan odobrava aktivirane interne zahtjeve koji su stigli do njegove razine provjere.

Kada dekan odobri zahtjev, status zahtjeva postaje Korak 3/6 Dekan odobrio interni zahtjev. Dekan može tražiti korekciju zahtjeva ili zahtjev odbiti. U oba slučaja djelatnik dobiva obrazloženje za takvu odluku. Tada će status zahtjeva biti Korak 3/6 Dekan traži korekcije internog zahtjeva ili Korak 3/6 Dekan odbio interni zahtjev.

 

Korak 4/6 

Izvršitelj treba potpisati ugovor

Nakon što interni zahtjev odobri dekan, generira se Izvještaj o izvršenom poslu za interni zahtjev. Kad izvršitelj potpiše ugovor tada će status zahtjeva biti Korak 4/6 Izvršitelj je potpisao ugovor.

 

Izgled izvještaja o izvršenom poslu za internih zahtjev

 

 

 

Korak 5/6 

Izvršitelj treba potpisati ugovor i pravnoj službi predati izvješće o obavljenom poslu 

Iz pravne službe pozivaju osobu da donese izvješće o obavljenom poslu. Nakon što preda izvješće tada će status zahtjeva biti Korak 5/6 Izvršitelj je potpisao ugovor i pravnoj službi predao izvješće o obavljenom poslu.

 

Korak 6/6 

Računovodstvo isplatilo sredstva za obavljeni posao

Nakon što dekan potpiše izvješće, ide isplata što računovodstvo potvrđuje također u sustavu Internih zahtjeva, tj. da je isplata izvršena o čemu bude i osoba obaviještena putem e-maila. Tada će status zahtjeva biti Korak 6/6 Računovodstvo isplatilo sredstva za obavljeni posao.