Više na: http://putni-demo.ferit.hr/

 

Sustav e-putnih naloga pokriva proceduru od podnošenja zahtjeva do isplate, te se sastoji od šest koraka kojim se definiraju tri dokumenta/obrasca:

• Zahtjev za putni nalog (unosi se samo online)
• Putni nalog (generira se Word dokument)
• Izvješće i obračun putovanja (unosi se online te se generira Word dokument)

U nastavku je prikazana procedura kakvu koristi FERIT (svaki je korak popraćen u obliku e-maila koji se šalje dotičnim osobama:

podnositelju zahtjeva, voditelju projekta, i sl. kako bi bili pravovremeno obaviješteni o statusu zahtjeva, odnosno naloga).

 

 

Svi navedeni koraci, sučelja i obrasci se mogu prilagoditi prema potrebama naručitelja!

 

 

Korak 1/6 

Izrada novog zahtjeva za putni nalog

 

Zahtjev za putni nalog djelatnik izrađuje pod izbornikom Zahtjevi, klikom na gumb Napravite novi zahtjev.Nakon toga se šalje upit računovodstvu da unesu, odnosno potvrde iznos preostalih sredstava kako bi se znalo ima li dovoljno sredstava za podneseni zahtjev.

 

Sučelje zahtjeva za putni nalog

 

 

Korak 2/6 

Zahtjev potvrđuje voditelj projekta, odnosno voditelj ustrojbene jedinice (pod „Odobri zahtjeve“)

 

Voditelj na svojem sučelju pod izbornikom Odobri zahtjeve odobrava aktivirane zahtjeve djelatnika svoje ustrojbene jedinice ili projekta. Također, voditelj može tražiti korekciju/dopunu zahtjeva ili ga odbiti.

 

Dio sučelja za odobravanje zahtjeva

 

Dio sučelja za odobravanje zahtjeva u slučaju potrebnih korekcija (slično je sučelje i u sljedećim koracima odobravanjima)

 

 

Korak 3/6 

Dekan treba odobriti zahtjev

 

Dekan na svojem sučelju pod izbornikom Odobrava dekan odobrava aktivirane zahtjeve koji su stigli do njegove razine provjere. Dekan može tražiti korekciju zahtjeva ili zahtjev odbiti.

 

Korak 4/6 

Djelatnik treba obaviti put i popuniti izvješće o putu i obračun

 

Nakon što zahtjev odobri dekan, generira se putni nalog s kopiranim podacima iz zahtjeva (+ jedinstveni redni broj putnog naloga). Putni nalog šalje se računovodstvu na uvid. Osobi koja putuje putni nalog šalje se u obliku Word-dokumenta koji mu stiže na e-mail, osoba to printa, potpisuje i daje dekanu na potpis. Kad dekan potpiše, podnositelj zahtjeva preuzima putni nalog, te ga nosi sa sobom na put.

 

Izgled putnog naloga generiranog u Wordu

 

 

Po povratku s puta u sustavu e-putnih naloga mora popuniti izvješće i obračun putovanja (sustav ima funkcionalnost automatskog računanja dnevnica i za RH i za inozemstvo, tj. ovisno o unesenim vremenima prelaska granica). Kad završi popunjavanje, odabire opciju „Šalji u računovodstvo“.

 

Korak 5/6 

Računovodstvo potvrdilo izvješće o putu i obračun

 

Iz računovodstva pozivaju osobu da donese račune (i ostalu dokumentaciju kojom se potvrđuju troškovi i sam put). Nakon toga računovodstvo u sustavu potvrđuje da su izvješće i obračun putovanja dobro popunjeni (editiraju/nadopunjuju po potrebi), printaju ga, osoba potpisuje, računovodstvo potpisuje i nosi izvješće i obračun putovanja dekanu na potpis.

 

Izgled dokumenta izvješća i obračuna putnih troškovageneriranog u Wordu

 

 

 

Korak 6/6 

Računovodstvo isplatilo troškove puta

 

Nakon što dekan potpiše izvješće i obračun putovanja, ide isplata što računovodstvo potvrđuje također u sustavu e-naloga, tj. da je isplata izvršena.